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南昌航空大学档案事业发展“十二五”规划

 

为了推进我校档案事业在新的起点上健康、有序、可持续发展,使档案工作在为学校改革发展稳定服务中发挥更大作用,根据《关于做好学校“十二五”发展规划编制工作的通知》的基本精神和总体要求,制定本规划。

一、制定规划依据 

档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案工作是高校的基础性工作,是衡量高校教育质量和管理水平的重要尺度之一。学校档案是对学校建设过程的真实记录,它客观地反映着领导决策、基础设施建设、研究开发、学科建设、人才培养等各方面的过程和成果。因而,学校档案既是学校的知识财富,又是社会的知识财富。保存档案的目的既是为了保存历史,又是为了记录前人的智慧、经验和成果,以供后人查阅、借鉴和享用。加强对档案的利用与研究,可以使我们继承和借鉴前人经验,充分认识过去,开创未来。在我校教育、教学改革不断深入的历史时刻,档案工作如何适应学校的发展,提高现代化管理水平,建立档案计算机管理系统,实现档案数字化,提高档案利用效率,改善学校档案的保存条件,是档案馆服务全校工作的一个重要课题。为此我们要站在对历史负责,为现实服务,替未来着想的高度,努力开创学校档案工作的新局面。

二、档案工作基本现状 

档案工作组织机构设置情况

作为集中管理学校档案的业务部门,档案馆成立于200510月,正处级建制。是省内率先达省档案管理二级、国家二级的单位之一,人事档案达到了国家一级的标准。此前的综合档案室隶属于学校党政办公室。档案馆下设收集指导室、管理利用室、人事档案室、信息技术室和校史馆。

此外学校还成立了档案工作委员会,主任由分管档案工作副校长担任,委员构成是学校主要职能部门负责人和重点单位的主要负责人。

2、学校档案工作队伍的建设

目前,档案馆共有专职工作人员8名,其中硕士及以上(含在读)5名,本科3名,具有高、中级职称的4名。此外,还组建了45人的兼职档案工作人员队伍,档案工作形成了管理网络。

3、硬件设施、设备建设情况

近年来,学校党政给予了高度重视和支持,档案馆在软硬件设施和办公条件方面都得到了极大的改善。2006年新落成的前湖校区档案馆、校史馆加上上海路校区老档案馆总的建筑面积为2116.88平方米,其中档案库房面积478.44平方米、校史馆面积1200平方米。库房内配有密集架、防磁柜、保险柜、空调、除湿机、臭氧消毒机、温湿度计、红外报警器等,办公室配有服务器、计算机、打印机、高速扫描仪、复印机、刻录机等,并做到办公、阅档、库房三分开。

4、馆藏情况

档案馆馆藏一个全宗,按《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》进行分类、编号、编目、排架,共分为党群、行政、教学、科研、产业、基建、设备、出版、外事、财会等十大类。目前馆藏档案共计16000余卷(盒),案卷排架长度近300米,另有照片档案5000余张。

5、近几年主要工作情况

1)年鉴编印、校史编撰方案起草及校史馆工作。完成了06070809年四年年鉴的编印;完成了校史编撰方案初稿的草拟;推动校史馆改造和完善并实行每周二、四定期开放;(2)档案信息化工作。从设备采购到位、请专业公司扫描近十年教学、文书档案,到组织完成近五十年文书档案目录的著入及部分目录与全文的挂接,实现了档案管理系统的初步投入使用的目标,档案信息化建设短时间内从无到有全面铺开;开通了档案馆工作网站。(3)学术研究工作。08年申报的有关档案管理的校航空基金09年提前结题;组织参加全国性研讨会,并提交学术论文一篇;组织参加省档案年会,并提高学术论文多篇;一篇论文参评全省档案优秀论文获三等奖;(4)专兼职档案员培训、考察和学习。为提高管理水平,08年组织了三次全校性专兼职档案员培训:五月份的全省档案工作视频会议、十月份的档案管理软件培训和十二月份的《高等学校档案管理办法》学习报告会,提高了全校的档案意识。09年组织在省内五所兄弟院校档案馆考察学习。(5)积极推进档案收集、整理和利用规范化、科学化,部门立卷工作逐步推进。

6、工作中遇到的困难及相应对策

1)部分档案及时收集归档困难,少数领导干部和兼职档案员档案意识有待进一步加强。应对策略:把档案工作考核纳入学校年度部门及领导干部考核体系中,不断提高广大教职员工档案意识,实现各类档案及时保质保量归档。

2)每年档案收集整理归档工作及档案信息化工作量任务繁重。应对策略:适当增加档案馆的编制;逐步在全校范围内推行部门立卷,通过制定及出台《各类档案收集归档范围和收集整理办法》、《兼职档案员奖惩考评办法》等制度和加强对兼职档案员队伍管理培训及业务督导,进而充分有效发挥兼职档案员队伍作用。

3)信息化建设经费紧张,所购置的服务器及扫描设备不足以应付整体信息化工作快速推进要求。应对策略:继续深入省内外高校实地考察调研,形成信息化工作实施可行性方案报告,申请专项经费用于新阶段所需设备的升级更新要求,加快信息化工作的整体推进速度。建立档案信息网络安全防护体系,引进档案信息化管理人才。

三、 指导思想及工作目标

在学校党委、行政的领导下,坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,以科学发展观统领学校档案事业发展全局,紧紧围绕学校的中心工作,以档案编研和档案信息化建设为重点,立足档案材料的收集整理,加强档案资源建设,加强档案基础业务建设,坚持依法治档,强化开发利用,促进档案事业全面、协调和可持续发展,为学校改革发展稳定提供优质服务。

2015年,全校档案工作基本实现以下主要目标:

1、建立充满活力的档案工作机制

随着我国高等教育改革不断深化和发展,学校档案工作正面临着新的发展机遇和挑战,只有认清形势,与时俱进,才能抓住机遇,健康发展。一是要健全和完善档案工作机制。落实档案工作委员会的职责,完善档案工作人员网络,相对固定各单位兼职档案员,形成纵横关系协调的档案工作组织和人员体系。二是建立岗位聘任制、岗位责任制,引入激励机制,实行优胜劣汰的用人机制,积极引进档案专业和计算机信息技术专业人才,重视对现有专兼职档案工作人员的继续教育和培训,形成一支爱岗敬业、整体素质优良的档案工作队伍。三是建立工作考核体系,把档案工作纳入学校发展规划和目标管理之中,将档案工作的考核纳入综合目标考核体系之中,形成经常性考核和重点考核相结合的考核机制,以此增强各职能部门负责人和全体教职员工的档案意识。四是加强制度建设,进一步完善现行档案工作制度,汇编成册,并逐步实施。

2、建立丰富优质的档案信息资源体系

坚持以校为本的原则,在丰富档案馆藏、优化资源结构上下功夫,逐步建立数量充足、内容丰富、结构合理、特色突出、质量优良的档案信息资源体系。一是逐步扩大档案收集类型,在以纸质档案为主的基础上,增加电子、声像、多媒体数据等多种载体形式档案的比重,形成多元化的馆藏格局。二是优化档案资源结构,突破传统的档案收集范围,加大对教学、科研、优秀毕业生、仪器设备、基建、成果产品等归档资料的收集力度,增加名人、校友等档案类型,逐步将学校二级部门收藏的档案资料列入学校档案馆藏,以达到集中统一管理的目的。三是 继续加强我校历史档案的征集工作,计划两年内完成散存在航空档案馆内我校的档案资料的征集工作。此项工作是一项长期性工作,档案馆要围绕学校发展,不断加强档案资料的征集工作,在丰富馆藏的同时,更好地为学校各项工作服务。要保证档案征集工作的顺利进行和开展,需要学校给予一定的经费支持。此外,要进一步推进档案收集、整理和利用规范化、科学化,逐步在全校范围内实行部门立卷。

3、建立功能齐全的档案利用服务体系

档案利用工作是档案工作的目的和归宿。学校档案工作必须树立全面服务观念,创新档案利用服务的方式方法,变被动服务为主动服务,逐步实现简化整理、强化检索、优化服务的工作目标,最大限度地满足全校师生和社会各界的档案利用需求。一是掌握信息,主动服务,积极配合学校发展建设的各项工作,为基本建设、教学评估等提供档案资料。二是加强编研,开展档案分析预测服务,以馆藏档案为基础,以学校中心工作为目标,搜集相关资料、数据,进行综合分析,为学校领导决策提供参考依据。在每年编印一本年鉴的基础上,积极参与完成校史等的编纂任务。条件成熟时成立档案研究室。三是加强交流,实行开放性档案服务。利用校园网,设置档案工作网页,宣传档案法律法规,通过全宗介绍、馆藏介绍、档案目录、查询、答疑等方式扩大档案信息覆盖面。四是充分利用现代化手段,开展档案信息服务工作,利用计算机、打印机、扫描仪、复印机、传真机、摄像机等设备,为用户提供方便、快捷、准确的档案信息服务,全面提升档案服务的效率、质量和水平。

4、加强档案信息化建设,实现档案馆信息网络化管理

以《全国档案信息化建设实施纲要》为指针,科学规划、合理布局、分步实施,逐步建立起全校性的档案信息管理网络,从档案的接收、征集、整理、著录、统计、编研等一直到档案的销毁,都通过计算机网络来实现。各部门档案管理人员能够从各自的网络终端上直接开展档案的归档、查询、统计、复制等工作。(1)积极推进档案目录数据库、全文数据库和多媒体档案数据库建设。实现档案馆馆藏档案的计算机检索。逐步实现档案信息在校园网上的查询和检索。档案馆与有关部门密切配合,将学校重大活动中形成的新闻录像档案、图片档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于利用。(2)建立起校内局域网,使档案馆与校内各立档部门形成一个档案管理网络系统,实现网上归档,确保电子档案归档完整、准确、系统、快捷。为了给校领导和有关职能部门提供有关信息,可采用档案馆与校内部分领导办公室和部分职能部门密码联接的办法联网,使档案利用分层次、分级别进行,确保档案信息的安全。(3)面向大众开通信息,除带有密级、不宜公开的信息外,尽可能将馆藏三十年以上的档案信息有计划、有步骤、全面地进入网络系统,向社会公开,以利于开拓档案服务空间、范围,扩大社会化利用。(4)建立学校人事档案数据库,与有关部门配合将教职工个人档案信息较全面地录入计算机 (着重在业绩方面的展示。主要为校领导选拔任用人才提供方便快捷的服务,为有关职能部门人才管理提供利用。(5)重新制作档案馆网站,充实网页内容,宣传档案工作及馆藏信息,使档案信息目录逐步上网,实现个别档案网上查询,扩大利用。(6)加强数字档案馆建设。对部分原始档案及资料进行激光扫描并制成光盘。包括:科研档案、教学档案、重要历史档案、照片和录音档案、博、硕士优秀论文中英文摘要、部省级以上的奖状证书、部分有价值的工程图、红线图、重要的永久保存的党政档案、使用价值高的地形图、地质图和保密资料、部分重要会议资料等。 

四、保障措施

1、解放思想,转变观念。自觉地以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想指导档案工作,树立落实科学发展观,抓住档案事业发展这个主题不放松,深化档案工作改革与创新,拓宽档案工作的服务领域,增强服务功能。

2、紧密依靠学校党委和行政,协调解决全校档案事业发展中的突出问题,加大对档案事业的投入,为档案事业的发展提供政策支持和资金扶持。

3、坚持依法治档。全面、深入贯彻实施《档案法》、《江西省档案管理条例》和《高等学校档案管理办法》,完善我校档案工作规章制度,建立和健全档案行政执法监督检查标准,使档案执法检查规范化、程序化。严格执法监督,加大档案行政执法力度,认真查处违反档案法规的案件,不断提高档案事业法制管理的水平。

4、积极推进档案管理体制和制度创新。紧紧围绕学校中心工作,以服务大局、服务社会、服务群众为宗旨,不断拓展档案服务领域,创新服务机制,增强服务效果;坚持分类指导,引导全校档案工作持续健康发展。 

5、加大档案信息化建设的力度,把档案信息化建设纳入学校信息化建设的总体规划,争取学校政策支持和资金支持,将档案信息资源建设与国家信息资源开发利用工作和电子政务建设结合起来,加快制定档案信息化建设规定及标准。

6、要突出服务这个主题,以开拓进取的精神,不断实现档案服务机制的创新,把档案服务工作提高到新水平。

7、加强档案宣传工作,强化社会档案意识,扩大社会档案信息需求,培育档案利用者和利用市场。

8、加强档案干部队伍建设。加强档案干部队伍的思想、组织和作风建设,开展档案人员在职教育,有计划地培养一批档案业务骨干和档案学科带头人,建设一支政治强、业务精、作风好的档案干部队伍。

 

 

             南昌航空大学档案馆

               2010822

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