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南昌航空大学档案工作管理办法
日期: 2011-10-12 14:23:56  浏览次数:

 

校档字〔2006225    200712月修订

 

 

第一章   

第一条  为规范我校档案管理工作,更有效地保护和利用档案。根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《江西省档案管理条例》等有关法规,结合我校具体情况特制定本办法。

第二条  学校档案是指学校从事教学、科研、生产、党政管理以及其他各项活动直接形成的,对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录资料。

第三条  档案工作是学校管理工作的重要组成部分,是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志之一。

第四条  学校档案管理逐步实行部门立卷归档制度,逐步做到“三纳入”“四同步”即:纳入学校日常工作计划和长远工作规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;各学院、部(处)、室的档案工作与学校教学等其他工作在布置、检查、总结、验收时同步。

第二章  档案工作管理体制

第五条  学校档案工作由分管校领导负责,校档案馆对学校档案工作进行规划、协调、监督、指导和集中统一管理,校档案馆既是学校档案工作的行政管理职能部门,又是学校档案的业务机构。在业务上接受上级档案工作行政管理部门的指导、监督和检查。

校档案馆的主要职责:

(一)宣传贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《江西省档案管理条例》等国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定;执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范;提高全校师生员工的档案意识。

(二)负责制定学校档案工作计划和长远规划,协调全校档案工作,对各单位档案工作进行监督、指导和检查。

(三)制定和组织实施本校档案工作的规章制度,履行依法治档职责。

(四)负责本校档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计等工作,并进行科学管理,为师生员工和社会提供利用服务。

(五)负责档案的编研工作,多途径、多形式地开发档案信息资源,为学校各项工作服务。

(六)负责校史馆的管理,为学校开展校史、校情教育服务。

(七)建立健全档案工作网络,负责对全校专、兼职档案员进行业务培训、考核和奖惩。

(八)严格执行保密和安全制度,维护档案的完整性、准确性、系统性;做好档案密级划控、守密、解密和安全防范工作。

(九)积极开展档案学术研究和交流活动,提高档案人员的素质和档案工作水平。

(十)人事档案工作由档案馆和人事处双重管理。

第六条  各学院、部(处)、室的档案工作明确一名负责人分管并指定相应的兼职档案人员,负责本单位档案的收集整理和归档移交工作。

第三章  档案工作人员和经费

第七条  学校要配备适应档案工作需要,具有专业技术知识的专职档案人员,专职档案人员应保持相对稳定。

专职档案人员职责:

(一)努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,热爱档案事业,认真学习宣传并坚决贯彻执行国家《档案法》和江西省档案政策法规及学校档案工作的规章制度,忠于职守,遵守纪律。

(二)努力钻研业务,提高专业素养,积极开展档案学术研究和交流活动。

(三)负责档案材料的收集、保管、整理、立卷、归档工作,保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。

(四)根据不同种类档案资料的特征和有机联系,拟定案卷类目,合理分类整理组卷,认真填写卷内外有关项目,使之便于管理和利用。

(五)增强安全和保密意识,严格执行制度,做好档案的保管、保密和保护工作,确保档案的完整与安全。

(六)树立为学校各项工作服务、为师生员工和档案利用者服务的思想。发扬协作精神,及时优质地完成承担的各项工作任务,并对馆、室工作提出合理化建议。

第八条  根据学校档案工作需要聘任部分兼职档案人员,兼职档案人员职责:

(一)认真宣传贯彻《档案法》及有关档案工作的方针、政策和法规。

(二)协助本单位制定年度归档计划,并负责监督实施。

(三)协助指导本单位业务、技术人员做好文件材料的收集、整理、归档工作。

(四)及时向有关领导及档案部门反映档案工作的问题和本单位人员对档案资料的需求情况。

(五)收集、积累档案资料利用实例,参加档案工作业务培训和学术研究活动。

第九条  专职档案工作人员和以档案工作为主的兼职人员属档案专业技术人员,按照国家有关政策实行专业技术职务岗位聘任制。

第十条  档案馆的工作经费应单独立项列入学校预算,学校各单位应对用于保存本单位归档文件所需的档案装具等设备在经费中给予支持。

第四章  文件材料的形成与归档

第十一条  文件材料的形成、积累、整理、归档工作是教学、科研、生产、管理等各项工作的重要内容,必须纳入有关工作计划,并进行考核。文件材料未按要求立卷归档的,按未完成任务对待。

第十二条  文件材料的形成、积累、整理归档工作纳入学校和各单位的目标管理,并作为工作业绩考核和职务评聘的依据之一。学校各单位或个人不得以任何借口不归档或将应归档材料据为己有。如向学校以外单位或个人出卖或赠送归档材料的应按规定经学校档案馆报分管校领导批准,严禁倒卖牟利,严禁卖给或赠送给外国人。

第十三条  产品定型、科研课题鉴定、基建工程竣工验收之前,必须由档案部门和有关部门对文件材料的完整、准确、系统情况组织检查,检查合格方能进行鉴定验收。

第十四条  几个单位协作完成的课题(项目)由主办单位配套归档,协作单位只归档自己承担任务的有关部分。

第十五条  单位撤销或合并,干部工作变动时,必须将属于归档范围内的各类文件材料分类整理,送交学校档案馆归档,不得据为己有或带到其它单位。

第十六条  文件材料的归档时间:党政管理文件材料和能按年度归档的文件资料在次年的六月底以前归档;需要按教学年度归档的文件材料在每年十月底以前归档;科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

第十七条  归档文件材料应完整、准确、系统、签署手续齐全、确定密级、保管期、填写移交清单、履行交接手续。

第十八条  归档的文件材料应是原件(定稿),一般文件材料归档一份,党政管理等永久保存的文件材料应归档一式三份。归档材料的字迹、线条和图像清晰,手稿必须用碳素或蓝黑墨水书写,采用公文稿纸。

第五章  档案的管理和利用

第十九条  学校档案工作按党群工作、行政管理、教学工作、科学研究、基本建设、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会工作、声像、人事等进行系统整理,要遵循文件材料的自然形成规律和内在联系组成保管单位,每个保管单位应填写卷内目录、备考表、案卷封皮和背签。

第二十条  学校档案馆按照有关要求进行档案著录工作和编制档案案卷目录、分类目录、主题目录等档案检索工具,以便于利用。

第二十一条  交接档案时,必须认真履行交接手续,按立卷要求认真验收,对不符合要求的应重新整理。

第二十二条  特殊形式的档案,应专柜保管,密级以上档案的保管要求符合《保密法》和有关保密制度的要求。

第二十三条  对库藏档案要定期进行清理核对,做到账、卡、物相符,对清理中发现的问题,例如:虫害、字迹褪变,要及时进行处理。

第二十四条  档案库房应严格防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等,按《档案库房技术管理暂行规定》的要求管理。

第二十五条  档案管理应与现代化管理进程同步发展,逐步应用计算机等现代化手段和现代化管理方法。

第二十六条  档案馆应积极主动做好档案信息资源的开发利用工作。编制必要的检索工具,为利用者提供咨询检索服务。开展编研工作,设专人进行档案资料深层次的加工,为领导决策和各类人员工作需要及时提供针对性强、信息量大的档案资料服务。

第二十七条  利用档案均按学校《关于利用档案的规定》办理利用手续,不得损坏、涂改档案或私自拆卷,否则按有关规定严肃处理。对保密材料,利用者必须保密,未经批准不得摘抄或复印。

第二十八条  校档案馆要设专人负责档案统计工作,对档案的收进、移出、利用、案卷数量等各种情况的数据进行统计,按要求上报主管部门,应定期组织档案的鉴定和销毁工作。

第六章  奖惩

第二十九条  有下列事迹之一的单位或个人,学校及各单位应给予奖励:

(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩者;

(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩者;

(三)在档案科学研究方面做出显著成绩者;

(四)捐赠重要或珍贵档案者;

(五)同违反档案法律、法规的行为作坚决斗争表现突出者。

第三十条  有下列行为之一的,根据情节轻重,学校及有关部门给予责任者行政处分;造成损失的,可根据档案的价值和数量,责令赔偿损失,构成犯罪的依法追究刑事责任。

(一)损毁、丢失或擅自销毁属于国家所有的档案以及集体或个人所有的对国家、社会具有保存价值或应当保密的档案;

(二)将职务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有,并拒绝向档案部门、档案工作人员归档或者向有关档案馆移交的;

(三)擅自提供、抄录、公布属于国家所有的档案以及应当保密的档案的;

(四)涂改或伪造档案的;

(五)各级组织或工作人员玩忽职守,造成档案损失的,或者所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(六)擅自将国家所有的档案,属于集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件,卖给、赠给外国人或携运出境的。

第七章  附则

第三十一条  本办法公布之日起实行。本办法如有与上级法规性文件不一致的按上级规定执行。原《南昌航院档案工作管理办法》(院发〔1997〕第107号)同时废止。

第三十二条  本办法由档案馆负责解释。

 

 

 

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