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南昌航空大学文件材料归档范围和档案保管期限规定
日期: 2008-12-02 11:42:24  浏览次数:

 

第一条 为便于本校正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映本校主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管利用。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》(第27号令)和国家档案局8号令颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,特制定本规定。
第二条 本规定中的文件材料是指本校工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条  本校文件材料归档范围是:
(一)党群类:主要包括本校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。
(二)行政类:主要包括本校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料等。
(三)学生类:主要包括本校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等文件材料。
(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》[(87)教办字016号]的相关规定执行。
(五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。
(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行
(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在移交、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(八)产品生产类:主要包括本校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
(九)出版物类:主要包括本校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等文件材料。
(十)外事类:主要包括本校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;本校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;本校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;本校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。
第四条 本校文件材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本校办理的文件材料,任免、奖惩非本校工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。
(二)本校文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,本校各处室互相抄送的文件材料;本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料;有关工作参考的文件材料。
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
第五条 本校实行文件材料形成部门立卷归档制度,归档的文件材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。凡属本校归档范围的文件材料,必须按有关规定向校档案馆移交,实行集中统一管理。任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条  本校文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括:
(一)本校制定的重要制度性、规范性文件材料;
(二)本校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本校职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)本校机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本校房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属本校主管业务的重要文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括:
(一)本校职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本校人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本校一般性事务管理文件材料;
(五)本校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件材料;
(七)上级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)本校各院系、处室的年度或年度以上计划、总结、重要专题报告等文件材料。
第九条 文件材料的电子版本与纸质版本保管期限相一致。应归档电子文件的元数据、背景信息等应进行相应归档。
本校应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
第十条 本规定自通知之日起施行。
 
 
 
 
                                                                         
               
     二〇〇八年十二月
 
 
 
 
 
 
 

 

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