南昌航空大学档案实体分类法
（2016年12月修订）
第一章 编制说明
一、编制目的
为了适应我校档案工作日益发展的需要，贯彻、执行国家教委关于《高等学校档案实体分类法》，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强我校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥我校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本办法。
二、编制依据
国家教委《高等学校档案实体分类法》
本校档案工作的实际情况
三、编制原则
本办法的编制，引入科学发展观和现代化管理的方法，源于实践，把学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。
（一）体现思想性
档案工作是党性、政治性很强的工作。该分类以国家的有关档案工作的法规标准为依据，坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期学校职能活动的新情况、新特点。
（二）符合科学性
本办法规定的各项内容，既实事求是，符合学校档案工作的实际，又遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，力求有所发展，有所创新。
1．以学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归人相同的类别。
2．在充分反映学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，与国家教委《高等学校档案实体分类法》 体系相一致。
3．类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延，同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
4．类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
（三）重视适用性
本办法采用多元，灵活的处理方法，在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地，方便掌握使用。本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
四、档号标示
1.档号编制原则：必须具有唯一性、合理性、稳定性；保证不重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；能适应计算机管理的需要；具有排架与检索的双重功能。
2.档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号制，档号的结构模式：年度号＋分类号＋案卷号。年度号、分类号、案卷号用符号“-”连接。例如：2001 - XZ 12 – 11 - N
年度号，采用四位阿拉伯数字。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“xing zheng”（行政）的简称。
二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
三级类目的标识，在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，由各校根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。
案卷号，1——N，按照最下位类目流水编写。
第二章 实体分类表
DQ 党群类
DQ11. 党委会议记录、纪要
党委工作综合（工作计划、总结、制度、措施）
各党总支、直属支部材料
DQ12. 纪检、监察工作
DQ13. 组织工作
干部任免及干部管理
党员管理（含党员奖惩）
DQ14. 宣传工作（含校风、学风建设、“三育人”材料）
DQ15. 统战工作（民主党派材料入此）
DQ16. 工会工作（妇女工作材料入此）
DQ17. 共青团工作（学生社团材料入此）
XZ 行政类
XZ11. 综合
XZ11-11 校长办公会议记录
XZ11-12 校长办公会议纪要
XZ11-13 抄告单
XZ11-14 学校行政管理综合（计划、总结、制度措施等）
重要的群众来信来访及处理材料
XZ11-15 综合统计报表
XZ11-16 院、系、所等单位综合材料
XZ12. 人事
XZ12-11 人事综合材料
XZ12-12 机构设置及变动
XZ12-13 师资管理及职称评聘
XZ12-14 劳动工资、职工待遇及考核等有关材料
XZ12-15 职工奖惩
XZ12-16 职工调动、人员增减、职工名册及人事工作统计报表
XZ13. 监察审计
XZ14. 武装保卫（学生军训入教学类）
XZ15. 总务（计划生育材料，医院、附校工作入此）
XZ16. 图书、情报、档案管理
JX 教学工作类
JX11. 综合
JX11-11 教学工作实施计划、规划、会议记录
JX11-12 教学调研报告、简报、总结
（含专家、领导听课评价材料）
JX11-13 教学检查、评估材料
JX11-14 教学评奖材料
JX11-15 教学工作统计报表
JX11-16 学生运动会材料
JX12. 学科与实验室建设
JX12-11 专业、学科建设的计划、总结、论证、申报、审批材料
JX12-12 实验室建设、管理材料及统计报表
JX13. 招生工作计划、宣传、总结及录取名单等材料
JX14. 学籍管理
JX14-11 学籍变更、学生（入学）登记卡及学籍管理材料
JX14-12 学生管理文件（含班主任工作）
学生奖惩材料
JX14-13 学生成绩
JX15. 课堂教学与教学实践
各专业教学计划、教学大纲
校历、课表
专业课程试题
生产实习计划、总结（含学生技工训练考证、技能训练考证）
JX16. 学位清册、优秀毕业生论文及清册
（ 含毕业设计题汇总、答辩委员会名单）
JX17. 毕业生分配计划、总结及派遣名册（含毕业生信息反馈材料）
JX18. 教材
JX19. 成人教育学院
JX21. 研究生学院
JX22. 高职学院
JX23. 科技学院
KY 科学研究类
KY11. 综合（科研经费管理、学术活动材料入此）
KY12. 科研课题（项目）材料
CP 产品生产及科技开发
CP11. 综合
CP12. 学校办产业生产地各类产品
JJ 基本建设类
JJ11. 综合
JJ12. 基建工程项目材料
SB 仪器设备类
SB11. 综合
SB12. 仪器设备资料
CB 出版类
CB11. 综合
CB12. 校报
CB13. 校刊
CB14. 书稿
CB15. 音像
WS 外事类
WS11. 综合
WS12. 出国人员材料（国际合作与会议材料入WS l4）
WS13. 外教、外专来校讲学、访问等材料
WS14. 国际合作与会议材料
WS15. 外国留学生工作
CK 财会类
CK11. 综合
CK12. 会计报表
CK13. 会计账簿
CK14. 会计凭证
CK15. 工资清册（奖金、助学金入此）
CK16. 涉及债权等凭证
SX 声像类
SX12. 照片
SX13. 录音带
SX14. 录像带
SX15. 幻灯片
SX16. 磁盘
SX17. 影视胶片
SX18. 缩微胶片
SX19. 光盘
南昌航空大学文件材料归档范围和档案保管期限规定
第一条 为便于本校正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本校主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管利用。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》（第27号令）和国家档案局8号令颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，特制定本规定。
第二条 本规定中的文件材料是指本校工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 本校文件材料归档范围是：
（一）党群类：主要包括本校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。
（二）行政类：主要包括本校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料等。
（三）学生类：主要包括本校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等文件材料。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》[（87）教办字016号]的相关规定执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在移交、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括本校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括本校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等文件材料。
（十）外事类：主要包括本校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；本校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；本校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；本校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）执行。
第四条 本校文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本校办理的文件材料，任免、奖惩非本校工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
（二）本校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，本校各处室互相抄送的文件材料；本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；有关工作参考的文件材料。
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
第五条 本校实行文件材料形成部门立卷归档制度，归档的文件材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。凡属本校归档范围的文件材料，必须按有关规定向校档案馆移交，实行集中统一管理。任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 本校文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括：
（一）本校制定的重要制度性、规范性文件材料；
（二）本校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本校职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本校机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本校房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属本校主管业务的重要文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括：
（一）本校职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本校人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本校一般性事务管理文件材料；
（五）本校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）本校各院系、处室的年度或年度以上计划、总结、重要专题报告等文件材料。
第九条 文件材料的电子版本与纸质版本保管期限相一致。应归档电子文件的元数据、背景信息等应进行相应归档。
本校应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十条 本规定自2017年1月1日起施行。
附件：
南昌航空大学文件材料归档范围和档案保管期限表
一．党群类
DQll 党务综合
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级党组织有关党的建设的文件材料
（如文件针对本校，则永久保存） 30年
2 本校有关党的建设的文件材料 永久
3 本校党代会文件材料
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲 永久
话稿；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；
大会选举办法、选举结果和上级批复等。
（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、情况反映记录、小组会议记录等 30年
(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样 10年
4 党委工作规划、计划、报告、总结 永久
5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久
6 以党委名义召开的有关会议材料 永久
（包括党委会、常委会、党委扩大会、常委扩大会、分党委（党总支）书记会议
记录、纪要、决定及讨论通过的文件；党委成员民主生活会、党委中心学习小
组会议记录 永久
7 校党委和上级领导来校视察、检查、调查学校工作时的报告、讲话、题词 永久
8 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿 永久
9 党委工作大事记 永久
10 本校关于党务工作向上级的请示及批复 永久
11 本校启用(废止)印章的通知和印模 永久
12 党群系统重要统计资料 永久
13 党委工作的各项规章制度 永久
14 党委工作简报、情况交流、情况反映等 30年
15 党委各部、委报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 30年
16 党委保密、秘书工作的有关文件 30年
17 重要的群众来信来访及处理材料 30年
18 党委与有关机关联系、协商工作的重要来往文件 30年
19 党史研究工作的有关材料 30年
20 分党委(党总支)工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议 30年
记录和统计表
21 其它重要的文件材料 依据情况确定期限
_______________________________________________________________________________________________
DQl2 纪检
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级纪委有关纪检工作的文件材料
（如文件针对本校，则永久保存） 30年
2 本校纪委有关纪检工作的文件材料 30年
3 本校纪检工作的规章制度 30年
4 本校纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计报表 永久
5 纪委会议记录及纪委召开的重要会议讨论通过的文件材料 30年
6 本校关于纪检工作向上级的请示及批复 永久
7 党员处分决定及复查材料 30年
8 群众来信来访及处理意见 10年
9 其它重要的文件材料 依据情况确定期限
_______________________________________________________________________________________________
DQl3 组织
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关组织工作的文件材料（针对本校文件则永久保存） 30年
2 本校有关组织工作的文件材料 30年
3 本校组织工作的规章制度 30年
4 本校组织工作计划、报告、总结、调查材料 永久
5 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久
6 关于干部任免的决定、批复、通知及呈报表 永久
7 关于干部调动和离休的报告、决定、批复 永久
8 党员和党组织年度统计报表 永久
9 副处级以上干部名册 永久
10 干部考核材料 30年
11 落实政策的有关材料 30年
12 本校关于组织工作向上级的请示及批复 永久
13 党员名册、发展新党员及预备党员转正的文件材料 30年
14 分党委、党总支、支部委员名册 30年
15 分党委、党总支、支部改选报告、审批材料 30年
16 党员退党、预备党员取消资格的决定 30年
17 党员出国的报告及批复 30年
18 党员组织关系转进、转出的介绍信及存根 30年
19 评选先进党支部、优秀党员的事迹材料及名单 30年
20 党校工作计划、总结、报告、规章制度 30年
21 党校学员名单及考试成绩 30年
22 其它重要的文件材料 依据情况确定期限
_______________________________________________________________________________________________
DQ14 宣传教育
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关宣传工作的文件材料 30年
2 本校宣传工作计划、总结、报告、决定、通知 永久
3 本校宣传工作的规章制度 30年
4 教职工政治思想工作计划、动态及调查材料 30年
5 理论学习的决定、通知、计划、总结 30年
6 反映学校重要活动的简报、图表、照片及底片 永久
7 本校宣传教育工作先进事迹材料及名单 30年
8 本校关于宣传教育工作向上级的请示及批复 永久
9 上级有关学生思想政治工作的文件 30年
10 本校有关学生思想政治工作的计划、总结、报告、决定、通知、条例 30年
11 学生思想政治工作典型调查材料及统计 30年
13 各院学生思想政治工作人员名单 30年
14 其它重要的文件材料 依据情况确定期限
_______________________________________________________________________________________________
DQl5 统战
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序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关统战工作的文件材料 30年
2 本校统战工作计划、总结、报告、决定、通知 永久
3 本校关于统战工作向上级的请示及批复 永久
4 本校统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久
5 统战工作表彰先进的事迹材料及名单 30年
6 本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 永久
7 本校各民主党派成员和负责人名单及有关材料 30年
8 本校参政议政的民主党派人士名单及有关材料 30年
9 侨务工作材料 30年
10 统战工作重要会议记录 30年
11 其它重要的文件材料 依据情况确定保管期限
_______________________________________________________________________________________________
DQl6 工会
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序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关工会工作的文件材料 30年
2 本校工会工作计划、总结、报告、决定、通知及规章制度 永久
3 本校关于工会工作向上级的请示及批复 永久
3 本校工会工作统计报表 30年
4 会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲 永久
话、大会发言等文件)
5 表彰工会先进集体、个人的事迹材料及名单 30年
6 劳模材料 30年
7 处分工会会员的有关材料 30年
8 工会委员会会议记录、纪要 10年
9 基层工会干部名册 30年
10 会员名册 30年
11 特困教职工名单 10年
12 劳动纠纷调解材料 10年
13 上级、本校有关妇女工作的材料 30年
14 其它重要的文件材料 依据情况确定保管期限
_______________________________________________________________________________________________
DQ17 团委
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关团的工作文件材料 30年
2 本校团委工作计划、总结、报告、决定、通知及规章制度 永久
3 本校团委工作统计报表 30年
4 本校团代会、学代会文件材料(通知、名单、议程、工作报告、领导讲话 永久
稿、大会发言稿、讨论通过的文件、决议、纪要、上级批复等)
5 本校关于团的工作向上级的请示及批复 永久
6 表彰先进团支部、优秀团员的材料 30年
7 团干部、团员名册 30年
8 处分团员的材料及复查材料 30年
9 批准入团、离团材料及名单 30年
10 团委会议记录 30年
11 学生会有关材料 30年
12 研究生会有关材料 30年
13 分团委有关材料 30年
14 团委牵头进行的重大活动的有关材料 30年
15 本校各种学生社团组织名称、名单、章程、刊物 30年
16 学生社团活动、社会实践有关材料 30年
17 其它重要的文件材料 依据情况确定保管期限
_______________________________________________________________________________________________
DQ17 保密（归DQ11）
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关保密工作文件材料 30年
2 本校保密工作计划、总结、报告、决定、通知及规章制度 永久
3 本校有关保密工作向上级的请示及批复 永久
4 其他需要归档的文件 依据情况确定保管期限
_______________________________________________________________________________________________
二．行政类
XZll 行政综合
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关高校行政管理的文件材料 30年
2 全校性的规章制度 永久
3 学校年度、学期工作计划、报告、总结 永久
4 校长办公会议、校长书记碰头会议记录、纪要 永久
5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永久
6 全校性的工作会议、座谈会有关材料 30年
7 校领导在校内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿及声 30年
像材料
8 上级领导来校视察、检查工作的有关材料 永久
9 上级召开的与本校有关的重要会议材料 永久
10 本校教育事业规划、计划及上级批复 永久
11 学校综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料 永久
12 本校向上级的请示及批复 永久
13 有关全校性工作的调查材料和经验总结 30年
14 本校统计年报表及统计资料汇编 永久
15 本校教师、职工代表大会文件材料 永久
16 本校历史沿革、情况介绍 永久
17 本校大事记、本校工作简报、通讯、情况交流 永久
18 校庆工作有关材料 永久
19 校史工作有关材料 永久
20 校友工作有关材料 30年
21 群众来信来访及处理材料 30年
22 上级有关本校院、系、所、中心工作的来文 30年
23 院、系、所等部门工作计划、总结、报告、会议材料、统计材料 30年
24 院、系、所等部门与国内单位协作材料 30年
25 校办协调、督办工作文件材料 10年
26 校际往来材料 30年
27 普选工作材料 10年
28 其它需要归档的文件材料 依据情况确定保管期限
_______________________________________________________________________________________________
XZl2 人事
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序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关人事、师资工作的文件材料（针对本校的文件则永久保存） 30年
2 本校人事工作的规草制度 30年
3 本校人事工作规划、计划、报告、总结 永久
4 机构、编制的规划、计划、报告及上级批复 永久
5 校内机构设置、变更的文件材料 永久
6 人事处权限内的干部任免文件 永久
7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 30年
8 处分教职工的决定及复查、撤销处分的材料 30年
9 人事统计报表 永久
10 师资培养、管理工作规划、计划、总结、规定 永久
11 学校加强教师队伍建设的措施和政策 30年
12 特聘教授名单及有关材料 30年
13 教师进修计划、总结、报告、名单、申报材料 30年
14 教师工作量的规定及执行情况 30年
15 教师业务考核材料 30年
16 博士后工作的有关材料 30年
17 教职工名册 永久
18 教职工评定、聘任专业技术职务材料及批复 30年
19 教职工工资调整名册 30年
20 教职工转正、定级的通知和名单 30年
21 教职工调入、调出、录用及校内调动的材料 30年
22 教职工退职、离职有关材料 30年
23 教职工出国、出境的有关材料 30年
24 教职工援外和支援边远地区材料 10年
25 教职工福利工作有关材料 30年
26 教职工离休、退休有天材料 30年
27 教职工返聘工作有关材料 30年
28 聘请国内外兼职教师的材料 30年
29 授予各种荣誉及表彰、奖励先进集体、个人的通知、名单、申报材料 30年
30 本校关于人事、师资工作向上级的请示及批复 永久
31 使用临时工有关材料 30年
32 群众来信来访及处理材料 30年
33 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
_____________________________________________________________________________________________
XZl3 监察、审计
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关监察、审计工作的文件材料（针对本校的文件则永久保存） 30年
2 本校监察、审计工作的规章制度 30年
3 本校监察、审计工作计划、报告、总结 永久
4 本校监察、审计工作统计报表 30年
5 本校关于监察、审计工作向上级的请示及批复 永久
6 校级领导离任审计材料 30年
7 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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XZl4 武装、保卫、综合治理
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序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关公安保卫工作的文件材料(针对本校的文件则永久保存) 30年
2 本校公安保卫工作的规章制度 30年
3 本校公安保卫工作计划、报告、总结、调查材料 永久
4 本校公安保卫工作简报统计报表 30年
5 本校教职工、学生案件的侦察、调查、处分决定及结论材料 30年
6 本校教职工、学生案件的平反、复查处理结果 30年
7 本校关于公安保卫工作向上级的请示及批复 永久
8 本校有关武装、人防、民兵、军训工作的规章制度 30年
9 本校有关武装、人防、民兵、军训工作的计划、报告、总结、调查材料 30年
10 本校有关武装、人防、民兵、军训工作的统计报表 30年
11 本校关于武装、人防、民兵、军训工作向上级的请示及批复 永久
12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册及双拥工作材料 30年
13 其它需要归档的文件材料 30年
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XZl5 总务
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关总务工作的文件材料（针对本校的文件则永久保存） 30年
2 本校总务工作的规章制度 30年
3 本校总务工作规划、计划、报告、总结、统计报表 永久
4 本校关于总务工作向上级的请示及批复 永久
5 学校房产管理工作有关材料
（1）上级有关房产管理工作的文件材料（针对本单位则永久保管） 30年
（2）本校房产管理工作规划、计划、总结、请示及上级批复 永久
(3)本校房产管理工作统计报表 永久
(4)本校房产管理的各项办法、规定、条例等 30年
(5)公有住宅出售的合同、协议 永久
(6)学校各类房屋所有权证和土地使用证 永久
(7) 学校房产管理部门与校内外单位及个人签订的有偿、集资合同与协议 永久
(8)学校关于土地、校舍调拨、征用、租借的报告、合同、协议书及上级批文 永久
(9)企业、经营性用房的合同、协议 30年
(10)公共用房的调整、分配材料 30年
(11)学校处理房产、土地方面纠纷、历史遗留问题的有关材料 永久
6 学校水电管理工作有关材料 30年
7 学校爱国卫生、公费医疗、保健、计划生育工作有关材料 30年
8 校园绿化工作有关材料 10年
9 学校车辆工作有关材料 10年
10 学校环保工作有关材料 30年
11 学校维修工作有关材料 30年
12 学校膳食管理工作有关材料 10年
13 学校防震、防汛、三废治理工作的有关材料 30年
14 学校通讯工作有关材料 30年
15 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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XZl6 图书、档案、文博
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关图书、档案、文博工作的文件材料（针对本校的文件则永久保管） 30年
2 本校图书、档案、文博工作的规章制度 30年
3 本校图书、档案、文博工作规划、计划、报告、总结 永久
4 本校图书、档案、文博工作统计报表 永久
5 本校关于图书、档案、文博工作向上级的请示及批复 永久
6 档案馆指南、全宗介绍 永久
7 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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三．教学类
JXll 教学综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关教学工作的文件材料（针对本校的文件则永久保管） 30年
2 学校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久
3 学校教学规划、教学实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研 永久
报告、简报、总结
4 有关教学的统计报表 永久
5 联合办学材料 永久
6 非学历教育的培训班、进修班材料 永久
7 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 30年
8 学生体育工作有关材料(校级以上运动会、竞赛活动等材料) 30年
9 电教工作有关材料 30年
10 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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JX12 学科与实验室建设(全日制本、专科教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 学科建设的文件材料
(1)上级有关学科、专业设置的文件材料 永久
(2)本校有关本、专科专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复 永久
(3)学科、专业评估、申报、审批材料 永久
(4)学科、专业统计报表 永久
2 实验室建设的文件材料
(1)上级有关实验室建设的文件材料 30年
(2)本校实验室建设计划、总结 30年
(3)实验室论证、评估、申报、审批材料 30年
(4)实验室建设统计报表 30年
3 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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JXl3 招生(全日制本、专科教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关本、专科生招生工作的文件材料（针对本校的则永久保存） 30年
2 本、专科生招生工作计划、总结、报告及上级批复 永久
3 有关省市生源计划 30年
4 本、专科招生简章、专业介绍 30年
5 本、专科生录取材料及新生名单 永久
6 新生保留、取消入学资格名单及有关材料 永久
7 委托培养计划及合同协议书 30年
8 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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JX14 学籍管理(全日制本、专科教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关本、专科学籍管理工作的文件材料（针对本校的则永久保存） 30年
2 本、专科生入学登记表 永久
3 在校本、专科生名册 永久
4 本、专科生成绩总册 永久
5 本、专科生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学等) 30年
6 本、专科生奖励材料(优秀学生、先进班级等) 30年
7 获得各种奖学金、贷学金、助学金、特困补助的学生名册 30年
8 本、专科生违纪、违法的处分决定及有关材料 30年
9 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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JX15 课堂教学与教学实践(全日制本、专科教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 本、专科生各专业教学计划、教学大纲、培养方案 30年
2 主干课建设 永久
3 本、专科生各专业年度教学安排表、教学执行计划 30年
4 本、专科生课程安排表、教学进度表、选修课程表 30年
5 典型教案、重要备课记录 30年
6 本、专科生各专业教学实习、生产实习计划、总结 10年
7 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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JX16 学位(全日制本、专科教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级、本校有关本科生学位工作的文件材料 30年
2 授予学士学位人员名单 永久
3 其它重要的文件材料 依据内容确定保管期限
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JX17 毕业生(全日制本、专科教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关本、专科生毕业分配工作的文件材料 30年
2 本、专科生毕业分配工作计划、总结 30年
3 毕业本、专科生供需计划、合同 30年
4 本、专科生毕业分配方案及派遣名册 永久
5 毕业证书、学位证书、派遣证领取签收册 30年
6 毕业本、专科生质量跟踪调查和信息反馈材料 30年
7 因各种原因补发的毕业证书名单、开具的学历证明存根及申请报告 永久
8 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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JX18 教材(全日制本、专科教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 本校承担高等学校统编教材规划 30年
2 教材出版规划、计划 30年
3 各专业使用教材目录 30年
4 评选优秀教材的有关材料及获奖名单 30年
5 自编参考资料 10年
6 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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JXl911 综合(成人教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关成人高等教育工作的文件材料（针对本校则永久保存） 30年
2 成人高等教育工作计划、总结 30年
3 本校有关成人高等教育工作的决定及规章制度 30年
4 成人高等教育工作各类统计报表 永久
5 本校关于成人高等教育工作向上级的请示及批复 永久
6 其它需要归档的文件材料 依据文件内容确定保管期限
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JXl912 学科建设(成人教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 本校有关成人高等教育专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复 永久
2 其它需要归档的文件材料 依据文件内容确定保管期限
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JXl913 招生(成人教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关成人高等教育招生工作的文件材料（针对本校则永久保存） 30年
2 本校成人高等教育招生工作计划、总结、报告及上级批复 永久
3 成人高等教育招生简章、专业介绍 30年
4 录取新生名单 永久
5 新生保留、取消入学资格名单及有关材料 永久
6 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JXl914 学籍管理(成人教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 成教生入学登记表 永久
2 成教生名册 永久
3 成教生成绩总册 永久
4 成教生学籍变更材料(休学、复学、转学、退学等) 30年
5 成教生奖励材料(优秀学生、先进班级等) 30年
6 成教生违纪、违法的处分决定及有关材料 30年
7 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JXl915 课堂教学与教学实践(成人教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 成教各专业教学计划、教学大纲 30年
2 成教生各专业课程安排表 30年
3 成教生各专业教学实习、生产实习计划、总结 30年
4 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JXl916 学位(成人教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关成人高等教育学位工作的文件材料 30年
2 授予学士学位人员名单 30年
3 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JXl917 毕业生(成人教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 成教生毕业证书、学位证书领取签收册 永久
2 成教各类培训班结业证书领取签收册 永久
3 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JXl918 教材(成人教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 成教各专业使用教材目录 30年
2 评选优秀教材的有关材料及获奖名单 30年
3 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JX2111 综合(研究生教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关研究生教育、教学工作的文件材料（针对本校的则永久） 30年
2 本校有关研究生教学改革的指示、规定、办法 30年
3 本校研究生工作发展规划、培养计划、方案、报告、总结及上级批复 永久
4 本校研究生工作统计报表 永久
5 本校研究生院工作计划、总结 30年
6 本校研究生院评估材料 30年
7 本校关于研究生教育、教学工作向上级的请示及批复 永久
8 本校有关研究生教学的决定及规章制度 30年
9 遴选硕士生、博士生指导教师材料 30年
10 博士生、硕士生在校期间发表论文情况统计表 30年
11 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JX2112 学科建设（研究生教育）
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关学科建设的文件材料（针对本校的则永久保存） 30年
2 本校有关研究生专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复 永久
3 学科、专业评估、申报、审批材料 永久
4 申报重点学科的有关材料及上级批复 永久
5 申报硕士点、博士点的有关材料及上级批复 永久
6 硕士点、博士点及重点学科建设材料 永久
7 学科、专业建设统计报表 永久
8 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JX2113 招生(研究生教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关研究生招生工作的文件材料（针对本校的则永久） 30年
2 研究生招生工作计划、总结、报告及上级批复 永久
3 有关省市生源计划 30年
4 研究生招生简章、专业介绍 30年
5 研究生录取材料及新生名单 永久
6 研究生免试材料 30年
7 委培、代培、自费生计划、合同及名单 永久
8 研究生入学考试试题汇编 30年
9 研究生指导教师名册 30年
10 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JX2114 学籍管理(研究生教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关研究生学籍管理工作的文件材料 30年
2 研究生入学登记表 永久
3 中期分流、硕博连读材料 30年
4 在校研究生名册 永久
5 研究生成绩总册 永久
6 研究生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学等) 30年
7 学生奖励材料(优秀学生、先进班级等) 30年
8 获得各种奖学金、贷学金、助学金的学生名册 30年
9 学生违纪、违法的处分决定及有关材料 30年
10 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JX2115 课堂教学与教学实践(研究生教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 研究生各专业教学计划、教学大纲、培养方案 30年
2 研究生课程建设要求、安排、课表 30年
3 硕士生、博士生课程设置及课程简介 30年
4 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JX2116 学位(研究生教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关研究生学位工作的文件材料（针对本校则永久保存） 30年
2 本校硕士、博士学位评定条例、办法及计划、总结 30年
3 校、院学位评定委员会调整和改选名单 30年
4 学位授权材料 30年
5 授予博士学位人员名单 永久
6 授予硕士学位人员名单 永久
7 授予同等学力在职人员学位名单 永久
8 博士、硕士研究生学位论文及评审材料 30年
9 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JX2117 毕业生(研究生教育)
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关研究生毕业分配工作的文件材料 30年
2 研究生毕业分配工作计划、总结 30年
3 毕业研究生供需计划、合同 30年
4 研究生毕业分配方案及派遣名册 永久
5 毕业证书、学位证书、派遣证领取签收册 30年
6 毕业研究生质量跟踪调查和信息反馈材料 30年
7 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JX2118 教材(研究生教育)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 研究生各专业使用教材目录 30年
2 评选优秀研究生教材的有关材料及获奖名单 30年
3 自编参考资料 10年
4 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JX2211 综合(科技学院)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关高职学院工作的文件材料（针对本校则永久保存） 30年
2 高职学院工作计划、总结 30年
3 本校有高职学院工作的决定及规章制度 30年
4 高职学院工作各类统计报表 永久
5 本校关高职学院工作向上级的请示及批复 永久
6 其它需要归档的文件材料 依据文件内容确定保管期限
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JX2212 学科建设(科技学院)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 本校有关高职学院专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复 永久
2 其它需要归档的文件材料 依据文件内容确定保管期限
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JX2213 招生(科技学院)
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关高职学院招生工作的文件材料（针对本校则永久保存） 30年
2 本校高职学院招生工作计划、总结、报告及上级批复 永久
3 高职学院招生简章、专业介绍 30年
4 录取新生名单 永久
5 新生保留、取消入学资格名单及有关材料 永久
6 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
_______________________________________________________________________________________________
JX2214 学籍管理(科技学院)
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序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 高职学院学生入学登记表 永久
2 高职学院学生名册 永久
3 高职学院学生成绩总册 永久
4 高职学院学生学籍变更材料(休学、复学、转学、退学等) 30年
5 高职学院学生奖励材料(优秀学生、先进班级等) 30年
6 高职学院学生违纪、违法的处分决定及有关材料 30年
7 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
_______________________________________________________________________________________________
JX2215 课堂教学与教学实践(科技学院)
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 高职学院各专业教学计划、教学大纲 30年
2 高职学院生各专业课程安排表 30年
3 高职学院生各专业教学实习、生产实习计划、总结 30年
4 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
_______________________________________________________________________________________________
JX2216 学位(科技学院)
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关高职学院学位工作的文件材料 30年
2 授予学士学位人员名单 30年
3 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
_______________________________________________________________________________________________
JX2217 毕业生(科技学院)
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 高职学院毕业生生毕业证书、学位证书领取签收册 永久
2 高职学院各类培训班结业证书领取签收册 永久
3 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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JX2218 教材(科技学院)
_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 高职学院各专业使用教材目录 30年
2 评选优秀教材的有关材料及获奖名单 30年
3 其它需要归档的文件材料 依据文件确定保管期限
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四．科学研究类
KYll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关科研工作的文件材料（针对本校的文件永久保存） 30年
2 本校科研工作规划、计划、总结、报告、情况汇报及上级批复 永久
3 本校科研工作的规章制度 30年
4 本校科研工作各类统计报表 永久
5 关于建立科研机构的报告及批复 永久
6 申报各级各类科研项目、科学基金等的文件材料及有关批复 永久
7 科技协作、科技服务协议书、合同 30年
8 本校关于科研工作向上级的请示及批复 永久
9 申报国家、地方各类科研基地的文件材料及有关批复 永久
10 两院院士推荐申报工作的文件材料及批复 30年
11 科研成果汇编 30年
12 科研成果获奖情况(校级以上) 30年
13 学会工作(学术活动)材料 10年
14 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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KYl2 项目
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 科研准备阶段的文件材料
(1)开题报告与课题调研论证材料 30年
(2)任务书、合同、协议书 永久
(3)课题研究计划 30年
(4)计划执行情况、计划调整 10年
(5)课题投资和预决算材料 10年
2 研究实验阶段的文件材料
(1)实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程 永久
及综合分析材料)
(2)数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果) 永久
(3)设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等) 永久
(4)研究工作阶段小结、年度报告 30年
(5)样品、标本等实物的目录 永久
3 总结鉴定阶段的文件材料
(1)研究报告、研制报告 永久
(2)论文、专著 永久
(3)工艺技术报告 永久
(4)技术诀窍报告 永久
(5)专家评审意见 永久
(6)鉴定会材料(鉴定代表名单、鉴定意见) 30年
(7)鉴定证书 永久
(8)推广应用意见 30年
(9)课题工作总结 30年
4 申报奖励阶段的文件材料
(1)科研成果登记表 永久
(2)科研成果报告表 永久
(3)科研成果奖励申报与审批材料 永久
(4)科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件 永久
5 推广应用阶段的文件材料
(1)转让合同、协议书 永久
(2)生产定型鉴定材料 永久
(3)推广应用方案及实施情况 30年
(4)扩大试生产的设计文件、工艺文件 30年
(5)对外学术交流材料 30年
(6)成果被引用或投产后反馈意见 10年
(7)成果宣传报导材料 10年
6 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
_______________________________________________________________________________________________
KYl3 专利
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序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 本校专利管理文件材料 30年
2 专利申请书 永久
3 专利证书原件或影印件 永久
4 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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五．产品生产与科技开发类
CPll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关产品生产与科技开发管理的文件材料 30年
2 本校产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表 永久
3 本校为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表 30年
4 本校产品生产与科技开发工作的请示、报告、批复、批示 30年
5 与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料 30年
6 其他需要归档的文件 依据内容确定保管期限
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CPl2产品
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 产品销售管理的文件材料
(1)产品用户清册 30年
(2)产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 30年
(3)用户反馈的产品技术文件材料 30年
(4)产品说明书、宣传品、广告样张 10年
(5)产品用户交验协议 10年
2 产品计划准备阶段的文件材料(任务书、调查材料、方案论证材料、技术
协议与委托书、发展建议书、上级指示批文) 30年
3 产品生产设计(研制)阶段的文件材料
(1)总体方案设计材料 30年
(2)全套设计定型图纸 30年
(3)技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告 30年
(4)通用件、标准件、外构件、外协件明细表、图样目录 30年
(5)阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定性报告及批复 30年
(6)产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等 30年
4 产品生产试制与鉴定阶段的文件材料
(1)实验大纲、实验记录及实验工作总结 30年
(2)鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证 30年
(3)实验规程和记录 30年
(4)得奖材料 30年
(5)论文、专著 30年
5 产品生产阶段的文件材料
(1)生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划 30年
(2)全套工艺定型图纸、技术条件说明书 30年
(3)艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等 30年
(4)材料定额和代用单，工时定额 10年
(5)生产定型报告及批复 30年
(6)重大质量事故分析、重要联席会议纪要 30年
(7)各种更改单及技术通知书 30年
(8)生产工作总结报告、技术工作总结报告 30年
6 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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六．基建类
JJll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
_______________________________________________________________________________________________
1 上级有关基建工作的文件材料（针对本校的文件则永久保存） 30年
2 本校基建工作总体规划 永久
3 本校基建工作计划、总结 30年
4 基建工作年度(季度)总结、统计报表 永久
5 基建工作规章制度 30年
6 基建工程财务预、决算及上级批复 永久
7 全校性总体规划、设计总平面图 永久
8 水、电、气管道分布图 永久
9 地质勘探、地形测量材料 永久
10 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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JJl2 工程
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 可行性研究文件
(1)项目建议书及上级批复 永久
(2)可行性研究报告 永久
(3)项目评估 永久
(4)环境预测、调查报告 永久
(5)设计任务书及计划任务书 永久
2 设计基础文件
(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试 永久
验报告、重要土、岩样及说明
(2)地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 永久
(3)水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久
3 设计文件
(1)初步设计 永久
(2)技术设计 永久
(3)施工图设计 10年
(4)技术秘密材料、专利文件 永久
(5)设计计算书 30年
(6)关键技术实验 永久
(7)总体规划设计 永久
(8) 设计评价、鉴定及审批 30年
4 工程管理文件
(1)征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久
(2)工程承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久
(3)施工执照 永久
(4)环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书 永久
(5)产权证书 永久
5 施工文件
5.1 土地施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 10年
(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施 30年
工安全措施、施工工艺等
(3)原材料及构件出厂合格证、试验报告 30年
(4)建筑材料实验报告 30年
(5)设计变更通知单 永久
(6)测量定位成果复查记录 永久
(7)土建施工定位测量地质勘察 永久
(8)土、岩试验报告，基础处理、基础工程施工图 永久
(9)隐蔽工程验收记录 永久
(10)建筑物沉降(变形)观测记录 永久
(11)事故处理报告 永久
(12)技术核定通知单 永久
(13)施工日记 永久
(14)砼施工日记 永久
(15)砼、砂浆配合比通知单 30年
(16)地基验槽记录 30年
(17)结构验收记录、结构吊装记录 30年
(18)分部及分项工程质量评定材料 30年
(19)交工验收记录证明 30年
(20)竣工报告、竣工验收报告 永久
5.2 设备及管线安装施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 10年
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年
(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 30年
(4)隐蔽工程检查验收记录 30年
(5)强度、密闭性试验报告 30年
(6)设备调试记录 10年
(7)设备、材料合格证 30年
(8)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 30年
(9)系统调试、试验记录 30年
(10)管线清洗、通水、消毒记录 10年
(11)管线标高位置、坡度测量记录 30年
(12)中间交工验收记录证明、工程质量评定 30年
(13)竣工报告、竣工验收报告 30年
5.3 电气、仪表安装施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 10年
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年
(3)试验、调整记录 30年
(4)性能测试和校核 30年
(5)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 30年
(6)操作、联动试验 10年
(7)电气装置交接记录 10年
(8)中间交工验收记录证明、工程质量评定 30年
(9)竣工报告、竣工验收报告 30年
6 竣工验收文件 永久
(1)竣工验收报告
(2)全部竣工图纸
(3)质量评审材料
(4)竣工验收会议文件
7 基建财务、器材管理文件
(1) 财务计划、年度计划 10年
(2)工程概算、预算、决算 永久
(3)主要材料消耗、器材管理 10年
(4)交付使用的固定资产 永久
8 其需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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七．仪器设备类
SBll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关仪器、设备管理工作的文件材料 30年
2 本校仪器、设备管理的规章制度 30年
3 本校仪器、设备管理工作计划、总结、报告 30年
4 本校仪器、设备的各类统计报表 永久
5 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 30年
6 本校仪器、设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告和批复 30年
7 其它重要的文件材料 30年
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SBl2 仪器设备
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 仪器、设备申购报告、论证报告、上级或主管领导批复和准购批示 30年
2 定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等 30年
3 进口设备过程中有关的技术商务文件 30年
4 开箱记录及装箱单 30年
5 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 30年
6 验收报告、产品合格证书 30年
7 索赔来往公函及结果文件 30年
8 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存
9 设备履历书(使用、检修、故障、事故记录) 与设备共存
10 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存
11 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存
12 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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八．出版类
CBll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关编辑出版工作的文件材料 30年
2 本校有关编辑出版工作的规章制度 30年
3 本校编辑出版工作规划、计划、总结、重要请示报告及上级批复 30年
4 本校有关编辑出版工作的各类统计报表 永久
5 出版社出书目录 30年
6 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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CBl2 报纸
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 报纸 永久
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CB13 刊物
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 审稿意见及刊物 永久
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CBl4 书稿
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 原稿(含照片、手迹原件) 永久
2 出版合同、协议书 30年
3 出版请示与批复 30年
4 各级审稿单或历次审稿意见 30年
5 封面设计图样 10年
6 出版通知单 永久
7 出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 10年
8 有参考价值的读者来信、重要评论 10年
9 再版修改意见 10年
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CBl5 音像
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 音像出版物样品 永久
2 出版合同、协议书 永久
3 出版请示与批复 永久
4 各级审稿单或历次审稿意见 30年
5 出版通知单 永久
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九．外事类
WSll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关外事工作的文件材料（针对本校的则永久保存） 30年
2 本校外事工作计划、总结、简报、重要请示报告及上级批复 永久
3 外事工作统计报表 永久
4 外事工作规章制度 30年
5 学校外事工作会议有关材料 30年
6 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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WSl2 出国
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级关于出国人员的有关文件材料 30年
2 出国人员参加国际会议的学术论文 30年
3 投寄国外的学术论文 30年
4 出国人员考察、访问、讲学有关材料 30年
5 出国进修、留学取得学位及有关研究成果、论文和各类证书(影印件) 30年
6 学校参加国际比赛、竞赛材料 30年
7 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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WSl3 来校
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 本校邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 30年
2 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料
(1)重要的 永久
(2)一般的 30年
3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 30年
4 学校主办的国际比赛、竞赛材料 30年
5 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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WSl4 国际合作与会议
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久
2 与国外开展科技合作的文件材料 30年
3 本校完成的国际合作项目、成果等材料 30年
4 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 30年
5 授予外籍人士名誉称号的有关材料 永久
6 师生员工参加国际会议的报告及上级批复 30年
7 国际会议的有关材料 30年
8 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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WSl5 外国留学生工作
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 录取外国留学生审批材料 永久
2 学籍登记表(卡) 永久
3 教学计划、大纲、安排 30年
4 学习情况、成绩及评语 永久
5 学位论文及学位证书复印件及验印名册 30年
6 学生名册 永久
7 学生去向及有关材料 30年
8 外籍人士来校进修、10年培训、科学研究的有关材料 30年
9 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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十．财会类
CKll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 上级有关财会工作的文件材料(针对本校的则永久保存) 30年
2 本校财会工作计划、总结、重要请示报告及上级批复 永久
3 本校财会工作统计报表 永久
4 本校财会工作规章制度 30年
5 学校财会工作会议有关材料 30年
6 学校基金管理工作文件 10年
7 有关财务管理方面的其他文件材料 10年
8 其它需要归档的文件材料 依据内容确定保管期限
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CKl2会计凭证
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 原始凭证 15年
2 记帐凭证 15年
3 汇总凭证 15年
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CKl3 会计帐簿
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 总帐 15年
2 明细分类、分户帐或登记簿 15年
3 日记帐 15年
4 现金出纳帐、银行存款帐 25年
5 辅助帐簿 15年
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CKl4 财务报告
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 月、季度财务报告 5年
2 年度财务报告(决算) 永久
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CKl5 工资清册
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 工资清册 永久
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CKl6 涉及债权等凭证
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 涉及债权等凭证 永久
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CKl7 其他
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 会计移交清册 15年
2 会计档案保管清册 永久
3 会计档案销毁清册 永久
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十一．声像载体类
依据内容参照纸质档案确定保管期限
二0一六年十二月