（DA/T  22-2000   2001-01-01实施）

1  范围  

本细则规定了归档文件整理的原则和方法。

本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。  

2  定义  

本细则采用下列定义。

2．1 归档文件 

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2．2 归档文件整理 

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2．3 件 

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。原件与复制件为一件。转发文与被转发文作为一件。报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。会议记录应以每次会议为一件。 

3 整理原则  

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。  

4 质量要求  

4．1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 

4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 整理方法  

5．1 装订 

归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 

方式与用材的选择：保管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。装订时以文件的左侧为装订边。保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。 

5．2 分类 

归档文件的分类采用年度——机构(问题)——保管期限的方法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度——保管期限的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5．2．1 按年度分类 

将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度处理案件形成的文件归入结案年；跨年度办理的文件归入办结年。某项工作时间跨度比较长，形成的文件材料多，也可以分年度归档。 

几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

5．2．2 按保管期限分类

文件按划定的保管期限分类。

5．2．3 按机构(问题)分类 

将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。 会议由几个机构承办的，可选择一个主要的承办机构进行归档。

5．3 排列 

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由进行排列。分类方案的最低一级类目是指“保管期限”。同一事由内的归档文件，可按文件形成的时间或重要程度进行排列。不同事由的归档文件排列：已采用计算机管理档案的单位，可按不同事由形成时间的先后顺序依次排列；未采用计算机管理档案的单位，应按事由具有的共同属性分别集中排列，以便于手工检索。 

同一保管期限内的会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 

由于特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一机构（问题）、同一期限的最后，并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。 

5．4 编号 

归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章(见图A1。图示中“*”号栏为选择项，以下同)并填写相关内容。归档章的加盖时间：各单位应在文件尚未流转、办理前，由文书部门加盖。归档章中的全宗号可直接刻在归档章上。此外，也可将收文章与归档章合二为一。归挡章的颜色为红色，填写归档章时应严格按照项目顺序并使用符合档案保护要求的字迹材料。 

5．4．1  全宗号：档案馆给立档单位编制的全宗代号： 

5．4．2  年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年：如1978。

5．4．3 保管期限：归档文件保管期限的简称“永、长、短”。 

5．4．4 件号：文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号由各立档单位编制，编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注，有几个类目编几个流水号。馆编件号在档案移交进馆时按照进馆要求标注。 

5．4．5  机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。  

5．5 编目 

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 

5．5．1 归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对发文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 

5．5．1．1 件号：填写室编件号。 

5．5．1．2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5．5．1．3 文号：文件的、发文字号。 

5．5．1．4 题名：文件标题。文件只有一个题名(正题名)填写时照实抄录：文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录，题名超过60个汉字，必须自拟题名，加“（）”标注。没有标题或标题不规范的，自拟标题，外加“[ ]”号。文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，附件题名可一并抄录，外加“( )”标注。会议记录应抄录会议议题。会议文件、刊物等成套文件逐一填写归档文件目录，原题名不能概括文件内容的，应自拟题名，加“[ ]”附于原题名后。 

5．5．1．5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日：如19990909。

5．5．1．6 页数：每一件归档文件的总页数：文件中有图文的页面为一页。

5．5．1．7 备注：注释文件需说明的情况

5．5．2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

5．5．3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录分保管期限装订，各种类别用“口取纸”区分。

5．6 装盒 

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考项目。 

5．6．1 档案盒

5．6．1．1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。 

5．6．1．2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或盒底设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、A4c)。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。进馆前，各机关(单位)档案室为方便日常管理可暂用铅笔填写，也可不编。 

5．6．1．3 档案盒应采用无酸纸制作。

5．6．2 备考表 

备考表直接印于档案盒封三，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

5．6．2．1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5．6．2．2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 

5．6．2．3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5．6．2．4 日期：归档文件整理完毕的日期。